Мастерство презентации. Как создавать презентации, которые могут изменить мир
Что такое презентация?
Презентация — это чрезвычайно сложная и дорогая форма коммуникации.
Одни люди думают, что презентации сводятся к подаче, или к актерским навык ам, или к тому, как вы говорите то, что вам нужно сказать. Другие люди думают, что презентации сводятся преимущественно к слайдам. В некоторых организациях слово «слайды» стало синонимом к слову «презентация».
Но, помимо слайдов и подачи, есть и другая часть, связанная со структурой и аргументацией. Она зависит в большей степени от того, ЧТО именно вы говорите, и требует навыков в области рассказывания историй.
История
Классическое римское правило ораторского искусства предписывало: docere, movere, delectare, что в переводе с латинского означает «сообщать, побуждать, развлекать».
За последнюю пару столетий наша цивилизация добилась поистине впечатляющего прогресса в искусстве рассказывания историй. Мы начали рассказывать больше историй и хорошо научились тому, как же все-таки следует конструировать истории.
Я не просто предлагаю вам использовать истории в рамках своей презентации. Я призываю вас перенести структуру истории на всю презентацию целиком.
Вместе с тем истории не следует противопоставлять логике. Смысл историй в том, чтобы давать объяснение событиям. Они формируют цепочку причин и следствий. Истории удобно рассказывать, приятно слушать и легко запомнить. Истории объединяют множество разрозненных фактов и идей, создавая таким образом впечатление целостности.
Слайды
Слайды — не отчеты. Они гораздо более сжаты, концентрированны и лаконичны. Слайды — не таблицы. Они не предназначены для анализа. Присутствующие должны быть готовы понять смысл слайда всего за несколько секунд.
Слайды не похожи и на печатные материалы — они не предназначены для внимательного чтения. Слайды должны захватывать внимание и быстро оказывать воздействие на любую аудиторию. Они должны информировать, объяснять и убеждать.
Подача
Подача — это завершающая и самая ответственная часть презентации.
Причина нашего страха публичных выступлений в том, что такие выступления происходят вживую. Существуют два основных способа справиться со страхом выступления: 1) тщательно готовиться; 2) научиться импровизировать.
Если выступление получилось именно таким, каким оно виделось вам в мечтах, это означает, что вы или достигли идеала в своей жизни, или перестали развиваться.
Три принципа презентации
Фокус
Каждая история, каждый слайд и каждое выступление должны иметь главную фокальную точку, привлекающую внимание. В любой успешной коммуникации эта точка определяется достаточно рано, и весь остальной контент организуется вокруг нее. Вы не можете рассказать все, что знаете, а аудитория не может запомнить все, что вы расскажете. Выстраивайте свою коммуникацию вокруг одного центрального послания и сопровождайте его тремя или четырьмя поддерживающими идеями.
Контраст
Факты сами по себе не обладают каким-то собственным смыслом. Они обретают смысл только в сопоставлении с другими фактами. Принцип контраста гласит, что идеи становятся понятными только в контрасте с другими идеями.
Спортивные игры, в которых две команды сотрудничают друг с другом, не пользуются популярностью. Не бывает телешоу, спектакля или кино без конфликта, драмы либо борьбы. Конфликты привлекают внимание людей. У конфликтов непредсказуемый исход. За ними интересно следить.
Единство
Принцип единства гласит, что при правильном построении конфликтующие части создают целое, которое больше, чем сумма его частей.
У истории есть определенные части, которые приносят психологическое удовлетворение. Это относится и к слайдам. Элементы слайда должны стыковаться так, чтобы производить впечатление единого целого. Примерно так же происходит и с подачей.
Если ваша презентация длится всего 20 минут (или 18 минут, если вы выступаете на конференции TED), то нужно выбрать, какую из сторон продемонстрировать. В плане презентаций TED — наверное, лучшая конференция в мире. Если вы ее не видели — зайдите на
и послушайте лучших мировых спикеров. Большинство выступлений выкладывается онлайн, и имеется возможность выбрать русский язык.
Часть 1. История
Фокус истории
Начните с цели. Без ясной цели не получится хорошей презентации. В идеале цель должна лежать на пересечении того, чего вы хотите от своих слушателей, и того, что им необходимо сделать ради себя и своего собственного блага.
Когда человек начинает думать о презентации, он, как правило, спрашивает себя: «Так, что я буду говорить?» Если вы задаетесь подобными вопросами, сделайте шаг назад. Вы должны спрашивать себя не «Что я буду говорить?», а скорее, «Какой я хочу получить результат?». Речь идет не о средствах — речь идет о цели, о конечном итоге.
Правильный ответ должен звучать примерно так: «Я хочу, чтобы они дали мне свою визитную карточку» или «Я хочу, чтобы они поверили в то, что мой план сработает». Хорошая цель формулируется как ответ на вопрос: «Что я хочу, чтобы они сделали?» или, возможно, «Что я хочу, чтобы они запомнили?» Вопрос, который следует задать себе, звучит так: «Чего я хочу добиться от своей аудитории?»
Напишите ответ в виде одного четко сформулированного предложения. Если какая-то информация в вашей презентации не способствует выполнению действия, которого вы требуете от аудитории, спросите себя, должна ли иметь место эта информация в вашем выступлении.
Имейте свое видение. Наличие видения — ключ к созданию выдающейся презентации. Вам следует не только объяснить людям, чего вы от них хотите, но также и то, почему им следует внять вашему предложению.
Не придумывайте себе видение только потому, что оно нужно вам для презентации. Аудитория почувствует фальшь.
Не начинайте подготовку со слайдов. После определения цели соберите и выложите все свои мысли. Зафиксируйте все, что уже накопилось в уме и связано с вашей целью. Затем постарайтесь внести некий порядок и организовать свои мысли иерархически.
Контраст в истории
Итак, вы сформулировали свои цели и собрали первоначальную информацию. Что делать дальше?
Найти основной конфликт. Конфликт — это противостояние между определенными силами, которое создает напряжение и продвигает действие. Это, наверное, самый важный отдельно взятый элемент в придуманных историях. Нет конфликта — нет истории.
Презентация с простым изложением фактов получится утомительной, сложной для восприятия и в конечном итоге неэффективной.
Как создать конфликт в презентации? Самый простой способ, конечно, — это взять некую ценность, которая находится в прямой оппозиции к той ценности, которую вы собираетесь продвигать, и затем проиллюстрировать ее конкретными примерами. Стив Джобс, чьи ценности включали «легкость использования» и «красоту», создает конфликт, сравнивая свои продукты с продуктами конкурентов, которые, как он говорит, «сложны в применении» и «некрасивы».
С самого начала должна была иметься некая проблема (тот самый конфликт), которая и мотивировала вас проделать эту работу. Если нет проблемы, то нет и решения, а тогда вам не о чем делать презентацию!
Проблема должна быть достаточно серьезной, чтобы по ее поводу можно было переживать. Ответ на вопрос: «Что будет, если мы не решим эту проблему?» должен быть достаточно пугающим.
Самый плохой вариант — это озвучить проблему в начале презентации и затем почти немедленно разрешить ее. Напряжение исчезает, история заканчивается, аудитория зевает и поглядывает на часы, а выступающий продолжает перечислять факты, которые, как он считает, нужно перечислить.
4
Хорошим решением является сохранение проблемы в неразрешенном виде вплоть до самого конца.
Сделайте свою презентацию как можно более похожей на разговор. Именно так можно поддерживать интерес аудитории.
Разговор включает в себя обсуждения, вопросы и мнения. Это диалог, беседа, а не вещание в одностороннем порядке. Вам нужно стремиться к диалогу в любой момент презентации. Один из способов — это спрогнозировать вопросы, которые аудитория задаст в любом случае, и начать задавать их самому. Еще лучше, если будете задавать важные вопросы, которые аудитория не догадывается задать. Вам необходимо разделить свою основную проблему, основной конфликт своей истории на несколько отдельных вопросов таким образом, чтобы ответы на них, если сложить их вместе, образовали мостик между целью и первоначальной проблемой.
Создайте героя для своей истории. Это сложный, но эффективный прием. Придумайте героя и дайте ему решить задачу, а затем поясните его действия шаг за шагом. Если хотите сделать выдающуюся презентацию, наделите своего героя некой внутренней моральной или психологической проблемой, которую он в конце концов преодолеет. Эта внутренняя проблема должна быть связана с ценностями, которые вы, по сути, и продвигаете.
Единство истории
Цель и конфликт — два главных компонента истории. Последний компонент — это сюжет. Все начинается с вступления, когда происходит знакомство с выступающим и с героем. Далее следуют проблема и решение. Все завершается заключением.
Расчет времени имеет значение. В плане времени самыми короткими частями являются вступление и заключение. Решение, как правило, самая длинная часть.
Заключение — самая эмоциональная часть. Затем по степени эмоциональности следует «проблемная» часть, решение и, наконец, вступление.
С точки зрения подачи решение — самая сложная часть презентации. Очень часто середина получается слишком длинной и, соответственно, скучной. Есть смысл включать не более четырех основных идей в среднюю часть презентации.
История выглядит законченной, когда на все важные вопросы дан ответ, вся информация расположена в нужных местах и все выводы из нее понятны.
Для целей презентации хорошо иметь структуру из четырех частей.
1. Вступление. Вы закладываете основу, обрисовываете содержание и знакомите аудиторию с собой и своими героями. Это мини-презентация вашей презентации. Что можно сделать во вступлении? Изложить основные «правила игры», представить своего «героя», описать ситуацию, уточнить предмет выступления.
2. Проблема. Вы задаете вопросы и вводите конфликты, противодействующие факторы и трудности. Эта часть выступления служит двум основным целям.
• Обеспечивает логическое объяснение дальнейшим действиям. Здесь вы объясняете, почему собираетесь сделать то, что собираетесь сделать. В чем проблема и почему она так важна.
• Исполняет роль эмоционального «крючка». Нарушает существующий баланс, и, следовательно, аудитория не сможет успокоиться до тех пор, пока баланс не будет восстановлен.
3. Решение. Это самая длинная часть, которая, как правило, делится на несколько подчастей. Строго говоря, это и есть настоящая презентация. Все остальное играет вспомогательную роль.
4. Заключение. Вы все обобщаете, обсуждаете выводы из истории и призываете слушателей к каким-либо действиям. В последнюю часть выступления необходимо включить три следующих параграфа:
1) резюме. Повторите все важные идеи, которые вы хотите, чтобы аудитория запомнила;
2) призыв к действию. В соответствии с целью вашей презентации подведите аудиторию к необходимому вам действию;
3) мораль. Это самый ответственный параграф вашего заключения. Если ваша история чего-нибудь да стоит, значит, вы «купили» себе немного времени для морализаторства. Его хватит на одно, может, два предложения. Продумайте их хорошо. Если и есть какой-то способ повлиять на ценности людей, изменить корпоративную культуру, то сделать это можно сейчас. В конце концов, люди пойдут или не пойдут на что-то не потому, что их мотивировали какими-то стимулами, а потому, что они сами поверили в то, что они делают.
Часть 2. Слайды
Фокус слайдов
Предположим, что у вас уже есть история в виде набора тезисов или же просто записанная как обычный текст. Дальше пора приступать к созданию слайдов.
1. Воспроизвести историю в компьютерной программе для создания презентаций — в PowerPoint, Keynote или любой другой, которой вы обычно пользуетесь. Одно послание — один слайд (только текст).
2. Решить на самом первичном, концептуальном уровне, что именно хочется видеть на каждом слайде: текст или изображение? Какой тип изображения?
3. Определиться с общим стилем презентации: цвета, шрифт ы, фон, текстура и т. п. Придать слайдам окончательную форму: начертить диаграммы, найти картинки, разместить текст и т. д.
У слушателей не должно быть выбора, на что смотреть. Вы должны направлять их внимание. Вы можете сфокусировать его на свои слайды или на себя, но на чем-то вы обязаны его сфокусировать. Ваша задача как выступающего состоит в том, чтобы управлять вниманием людей. В каждую секунду вашего выступления аудитория должна быть абсолютно уверена, что смотрит туда, куда нужно.
Контраст в слайдах
Покажите перемену. Если вы хотите что-то объяснить своей аудитории или в чем-то убедить, вы должны продемонстрировать разницу.
Большинство диаграмм хороши для анализа информации, но совершенно не годятся для ее визуального представления. Диаграммы нужно долго объяснять, чтобы они были понятны. Поэтому их рекомендуется максимально визуализировать.
Пример. Традиционная диаграмма
заменяется органограммой
Таблицы отлично работа ют для анализа данных. Однако таблицы поразительно непригодны для целей презентаций. В них помещается слишком много данных, чтобы можно было охватить одним взглядом. Они требуют вдумчивого отношения . Вам нужно продемонстрировать какие-то выдержки из отчета? Вот несколько приемов, как лучше это сделать.
• Сделайте так, чтобы заголовки действительно выделялись (контраст между заголовком и содержанием).
• Сгруппируйте вместе близкие идеи и постарайтесь их упорядочить, насколько это возможно.
• Уберите все, в чем нет настоящей необходимости.
• Чередуйте цвета столбцов и граф, чтобы повысить контраст. Если сетка таблицы вам не нужна по каким-то серьезным причинам, скройте ее.
• Визуализируйте все, что только можно.
• Примените анимацию, чтобы показать таблицу постепенно, или же используйте полупрозрачную маску для направления внимания аудитории.
Анимация — замечательный способ показывать изменения и направлять внимание аудитории. Например, если у вас имеется сложная диаграмма или график, вы можете раскрывать их частями, в определенной последовательности, по ходу объясняя их так, чтобы аудитория не забегала вперед и не потеряла интерес к последующим вашим словам.
Избегайте сложных эффектов. Не используйте анимацию лишь по той причине, что у вас есть такая возможность. Не делайте анимацию ужасающе медленной.
Если вы не уверены, как лучше визуализировать свою идею, возможно, вам помогут следующие веб-ресурсы: ManyEyes, Chart Chooser от Juice Analytics, Periodic Tableof Visualization Methods.
Единство слайдов
Дизайн — это не украшательство. Основное его предназначение — сделать слайды понятнее, навести в них порядок и придать коммуникации определенное направление. Второе его предназначение — вызывать подходящие эмоции.
На самом основополагающем уровне вам нужно запомнить три правила: фокус, контраст и единство.
В ваших слайдах должна иметься яркая фокусная точка, нечто, чему, собственно, и посвящен слайд. Первым делом фокусируйтесь на задачах для реализации цели.
Если вы действительно хотите что-то подчеркнуть, нужно создать резкий контраст. Вы можете этого добиться, используя визуальные элементы контрастирующих размеров, цветов, форм и т. д. И наконец, вам нужно безжалостно удалить все, что не стыкуется с целостной концепцией.
Пример. Реальный слайд из презентации о реформе общественного здравоохранения в одном из российских регионов.
Видно, что люди, готовившие презентацию, болели за результат — для них презентация была не простой формальностью. Они и вправду старались. Я не знаю, заметили ли вы, но, несмотря на все их усилия, слайд не работает. Типичная ситуация: в слайде царит полный хаос: слишком много цветов, слишком много текста, слишком много градиентов, слишком много заголовков, слишком много всего. Давайте попробуем сделать этот слайд лучше, применяя те три принципа, о которых я только что говорил.
Заголовок нового слайда содержит четкое сформулированное заявление, которое подкреплено графиком (фокус). Мы видим, что разрыв уменьшается, но он все еще большой, и мы все еще отстаем от других регионов (контраст). И наконец, удалив все ненужные детали, мы добились ясности и согласованности, теперь ничто не вываливается из общей концепции (единство). Слайд не только стал более легким для восприятия, но и выглядит намного более профессионально.
Часть 3. Подача
Шлифовка выступления существенно менее важна для успеха всей презентации, нежели подготовка содержания, структуры и слайдов. Но подача материала все же важная вещь, чтобы уделить этому достаточное внимание. Используйте следующие рекомендации.
Фокус в подаче
Ясность прежде всего. Как можно тщательнее избегайте бюрократизмов и профессионального жаргона. Используйте повседневный язык и старайтесь выражать свои мысли короткими предложениями. Говорите так, как если бы вы вели беседу с другом, а не с залом, полным людей.
Постарайтесь уложиться в регламент, но, если не получается, не переживайте слишком сильно по этому поводу. Намного важнее хорошо выступить. Конечно, не следует напрочь забывать о времени. Если ваше время истекло, признайте это первым. Если вы понравились аудитории и ей интересно то, что вы говорите, она позволит вам закончить выступление.
Разговаривайте с аудиторией. Задавайте слушателям вопросы, смотрите им в глаза, испытывайте их, увлекайте их. Ловите их реакцию, как вербальную, так и невербальную. Если вы не уверены относительно их чувств, просто спросите. В тот момент, когда вы перестанете разговаривать со слушателями, они потянутся за своими мобильниками.
Не надо обращаться к своему компьютеру или экрану — там никого нет. Обращайтесь к аудитории.
Не старайтесь быть смешным. Юмор для вас в качестве выступающего не настолько важен, насколько он опасен. Однако во время импровизаций вы можете попасть в ситуацию, когда стоит посмеяться над собой.
Контраст в подаче
Не бойтесь втянуться в обсуждение. Обсуждения намного интереснее монологов, и вы будете выглядеть более страстными, когда на кону стоит что-то важное. Не бойтесь конфронтации, поляризации мнений, не бойтесь обидеть аудиторию, если это необходимо.
Противостояние интересно. Если никто вам не возражает, то это значит, что вы не говорите ничего сколько-нибудь интересного. Иногда вы будете проигрывать спор, что тоже хорошо. Это мотивирует вас обогащать свои знания и совершенствовать аргументацию.
Имитируйте других, чтобы найти свой собственный стиль . Это замечательный способ найти свой личный стиль, выяснить, на что вы способны на сцене. Заимствуйте не только у ораторов, но и у исполнителей в других областях.
Единство в подаче
Импровизируйте. Именно импровизация придает выступающим убедительности и отличает их речь от вещания в записи.
Основой импровизации является репетиция. Импровизация требует быстрого и живого ума. Репетируйте как можно больше, но не заучивайте свою речь слово в слово.
Говорите прямо то, что думаете. Самое основополагающее и важное — это говорить то, что у вас на уме, не сильно при этом корректируя свои мысли. Переключитесь с режима корректировки на режим мониторинга.
Если вы заметите, что допустили ошибку, признайте ее. Каждый раз, когда вы будете произносить что-то неуместное, ошибочное или просто глупое, поправляйте себя и старайтесь обыграть это с юмором. Если вы беспокоитесь о деле, а не о себе в процессе выступления, аудитория простит вам почти все.
Резюме
Ниже схематично представлен перечень самых важных положений при подготовке презентаций.
Каждый пункт в этом перечне имеет решающее значение для успеха вашей презентации, поэтому уделите им достаточное внимание при подготовке.
Изменяйте мир к лучшему с помощью ваших презентаций!
Что такое презентация?
Презентация — это чрезвычайно сложная и дорогая форма коммуникации.
Одни люди думают, что презентации сводятся к подаче, или к актерским навык ам, или к тому, как вы говорите то, что вам нужно сказать. Другие люди думают, что презентации сводятся преимущественно к слайдам. В некоторых организациях слово «слайды» стало синонимом к слову «презентация».
Но, помимо слайдов и подачи, есть и другая часть, связанная со структурой и аргументацией. Она зависит в большей степени от того, ЧТО именно вы говорите, и требует навыков в области рассказывания историй.
История
Классическое римское правило ораторского искусства предписывало: docere, movere, delectare, что в переводе с латинского означает «сообщать, побуждать, развлекать».
За последнюю пару столетий наша цивилизация добилась поистине впечатляющего прогресса в искусстве рассказывания историй. Мы начали рассказывать больше историй и хорошо научились тому, как же все-таки следует конструировать истории.
Я не просто предлагаю вам использовать истории в рамках своей презентации. Я призываю вас перенести структуру истории на всю презентацию целиком.
Вместе с тем истории не следует противопоставлять логике. Смысл историй в том, чтобы давать объяснение событиям. Они формируют цепочку причин и следствий. Истории удобно рассказывать, приятно слушать и легко запомнить. Истории объединяют множество разрозненных фактов и идей, создавая таким образом впечатление целостности.
Слайды
Слайды — не отчеты. Они гораздо более сжаты, концентрированны и лаконичны. Слайды — не таблицы. Они не предназначены для анализа. Присутствующие должны быть готовы понять смысл слайда всего за несколько секунд.
Слайды не похожи и на печатные материалы — они не предназначены для внимательного чтения. Слайды должны захватывать внимание и быстро оказывать воздействие на любую аудиторию. Они должны информировать, объяснять и убеждать.
Подача
Подача — это завершающая и самая ответственная часть презентации.
Причина нашего страха публичных выступлений в том, что такие выступления происходят вживую. Существуют два основных способа справиться со страхом выступления: 1) тщательно готовиться; 2) научиться импровизировать.
Если выступление получилось именно таким, каким оно виделось вам в мечтах, это означает, что вы или достигли идеала в своей жизни, или перестали развиваться.
Три принципа презентации
Фокус
Каждая история, каждый слайд и каждое выступление должны иметь главную фокальную точку, привлекающую внимание. В любой успешной коммуникации эта точка определяется достаточно рано, и весь остальной контент организуется вокруг нее. Вы не можете рассказать все, что знаете, а аудитория не может запомнить все, что вы расскажете. Выстраивайте свою коммуникацию вокруг одного центрального послания и сопровождайте его тремя или четырьмя поддерживающими идеями.
Контраст
Факты сами по себе не обладают каким-то собственным смыслом. Они обретают смысл только в сопоставлении с другими фактами. Принцип контраста гласит, что идеи становятся понятными только в контрасте с другими идеями.
Спортивные игры, в которых две команды сотрудничают друг с другом, не пользуются популярностью. Не бывает телешоу, спектакля или кино без конфликта, драмы либо борьбы. Конфликты привлекают внимание людей. У конфликтов непредсказуемый исход. За ними интересно следить.
Единство
Принцип единства гласит, что при правильном построении конфликтующие части создают целое, которое больше, чем сумма его частей.
У истории есть определенные части, которые приносят психологическое удовлетворение. Это относится и к слайдам. Элементы слайда должны стыковаться так, чтобы производить впечатление единого целого. Примерно так же происходит и с подачей.
Если ваша презентация длится всего 20 минут (или 18 минут, если вы выступаете на конференции TED), то нужно выбрать, какую из сторон продемонстрировать. В плане презентаций TED — наверное, лучшая конференция в мире. Если вы ее не видели — зайдите на
У вас нет прав на просмотр ссылок, пожалуйста: Вход или Регистрация
Часть 1. История
Фокус истории
Начните с цели. Без ясной цели не получится хорошей презентации. В идеале цель должна лежать на пересечении того, чего вы хотите от своих слушателей, и того, что им необходимо сделать ради себя и своего собственного блага.
Когда человек начинает думать о презентации, он, как правило, спрашивает себя: «Так, что я буду говорить?» Если вы задаетесь подобными вопросами, сделайте шаг назад. Вы должны спрашивать себя не «Что я буду говорить?», а скорее, «Какой я хочу получить результат?». Речь идет не о средствах — речь идет о цели, о конечном итоге.
Правильный ответ должен звучать примерно так: «Я хочу, чтобы они дали мне свою визитную карточку» или «Я хочу, чтобы они поверили в то, что мой план сработает». Хорошая цель формулируется как ответ на вопрос: «Что я хочу, чтобы они сделали?» или, возможно, «Что я хочу, чтобы они запомнили?» Вопрос, который следует задать себе, звучит так: «Чего я хочу добиться от своей аудитории?»
Напишите ответ в виде одного четко сформулированного предложения. Если какая-то информация в вашей презентации не способствует выполнению действия, которого вы требуете от аудитории, спросите себя, должна ли иметь место эта информация в вашем выступлении.
Имейте свое видение. Наличие видения — ключ к созданию выдающейся презентации. Вам следует не только объяснить людям, чего вы от них хотите, но также и то, почему им следует внять вашему предложению.
Не придумывайте себе видение только потому, что оно нужно вам для презентации. Аудитория почувствует фальшь.
Не начинайте подготовку со слайдов. После определения цели соберите и выложите все свои мысли. Зафиксируйте все, что уже накопилось в уме и связано с вашей целью. Затем постарайтесь внести некий порядок и организовать свои мысли иерархически.
Контраст в истории
Итак, вы сформулировали свои цели и собрали первоначальную информацию. Что делать дальше?
Найти основной конфликт. Конфликт — это противостояние между определенными силами, которое создает напряжение и продвигает действие. Это, наверное, самый важный отдельно взятый элемент в придуманных историях. Нет конфликта — нет истории.
Презентация с простым изложением фактов получится утомительной, сложной для восприятия и в конечном итоге неэффективной.
Как создать конфликт в презентации? Самый простой способ, конечно, — это взять некую ценность, которая находится в прямой оппозиции к той ценности, которую вы собираетесь продвигать, и затем проиллюстрировать ее конкретными примерами. Стив Джобс, чьи ценности включали «легкость использования» и «красоту», создает конфликт, сравнивая свои продукты с продуктами конкурентов, которые, как он говорит, «сложны в применении» и «некрасивы».
С самого начала должна была иметься некая проблема (тот самый конфликт), которая и мотивировала вас проделать эту работу. Если нет проблемы, то нет и решения, а тогда вам не о чем делать презентацию!
Проблема должна быть достаточно серьезной, чтобы по ее поводу можно было переживать. Ответ на вопрос: «Что будет, если мы не решим эту проблему?» должен быть достаточно пугающим.
Самый плохой вариант — это озвучить проблему в начале презентации и затем почти немедленно разрешить ее. Напряжение исчезает, история заканчивается, аудитория зевает и поглядывает на часы, а выступающий продолжает перечислять факты, которые, как он считает, нужно перечислить.
4
Хорошим решением является сохранение проблемы в неразрешенном виде вплоть до самого конца.
Сделайте свою презентацию как можно более похожей на разговор. Именно так можно поддерживать интерес аудитории.
Разговор включает в себя обсуждения, вопросы и мнения. Это диалог, беседа, а не вещание в одностороннем порядке. Вам нужно стремиться к диалогу в любой момент презентации. Один из способов — это спрогнозировать вопросы, которые аудитория задаст в любом случае, и начать задавать их самому. Еще лучше, если будете задавать важные вопросы, которые аудитория не догадывается задать. Вам необходимо разделить свою основную проблему, основной конфликт своей истории на несколько отдельных вопросов таким образом, чтобы ответы на них, если сложить их вместе, образовали мостик между целью и первоначальной проблемой.
Создайте героя для своей истории. Это сложный, но эффективный прием. Придумайте героя и дайте ему решить задачу, а затем поясните его действия шаг за шагом. Если хотите сделать выдающуюся презентацию, наделите своего героя некой внутренней моральной или психологической проблемой, которую он в конце концов преодолеет. Эта внутренняя проблема должна быть связана с ценностями, которые вы, по сути, и продвигаете.
Единство истории
Цель и конфликт — два главных компонента истории. Последний компонент — это сюжет. Все начинается с вступления, когда происходит знакомство с выступающим и с героем. Далее следуют проблема и решение. Все завершается заключением.
Расчет времени имеет значение. В плане времени самыми короткими частями являются вступление и заключение. Решение, как правило, самая длинная часть.
Заключение — самая эмоциональная часть. Затем по степени эмоциональности следует «проблемная» часть, решение и, наконец, вступление.
С точки зрения подачи решение — самая сложная часть презентации. Очень часто середина получается слишком длинной и, соответственно, скучной. Есть смысл включать не более четырех основных идей в среднюю часть презентации.
История выглядит законченной, когда на все важные вопросы дан ответ, вся информация расположена в нужных местах и все выводы из нее понятны.
Для целей презентации хорошо иметь структуру из четырех частей.
1. Вступление. Вы закладываете основу, обрисовываете содержание и знакомите аудиторию с собой и своими героями. Это мини-презентация вашей презентации. Что можно сделать во вступлении? Изложить основные «правила игры», представить своего «героя», описать ситуацию, уточнить предмет выступления.
2. Проблема. Вы задаете вопросы и вводите конфликты, противодействующие факторы и трудности. Эта часть выступления служит двум основным целям.
• Обеспечивает логическое объяснение дальнейшим действиям. Здесь вы объясняете, почему собираетесь сделать то, что собираетесь сделать. В чем проблема и почему она так важна.
• Исполняет роль эмоционального «крючка». Нарушает существующий баланс, и, следовательно, аудитория не сможет успокоиться до тех пор, пока баланс не будет восстановлен.
3. Решение. Это самая длинная часть, которая, как правило, делится на несколько подчастей. Строго говоря, это и есть настоящая презентация. Все остальное играет вспомогательную роль.
4. Заключение. Вы все обобщаете, обсуждаете выводы из истории и призываете слушателей к каким-либо действиям. В последнюю часть выступления необходимо включить три следующих параграфа:
1) резюме. Повторите все важные идеи, которые вы хотите, чтобы аудитория запомнила;
2) призыв к действию. В соответствии с целью вашей презентации подведите аудиторию к необходимому вам действию;
3) мораль. Это самый ответственный параграф вашего заключения. Если ваша история чего-нибудь да стоит, значит, вы «купили» себе немного времени для морализаторства. Его хватит на одно, может, два предложения. Продумайте их хорошо. Если и есть какой-то способ повлиять на ценности людей, изменить корпоративную культуру, то сделать это можно сейчас. В конце концов, люди пойдут или не пойдут на что-то не потому, что их мотивировали какими-то стимулами, а потому, что они сами поверили в то, что они делают.
Часть 2. Слайды
Фокус слайдов
Предположим, что у вас уже есть история в виде набора тезисов или же просто записанная как обычный текст. Дальше пора приступать к созданию слайдов.
1. Воспроизвести историю в компьютерной программе для создания презентаций — в PowerPoint, Keynote или любой другой, которой вы обычно пользуетесь. Одно послание — один слайд (только текст).
2. Решить на самом первичном, концептуальном уровне, что именно хочется видеть на каждом слайде: текст или изображение? Какой тип изображения?
3. Определиться с общим стилем презентации: цвета, шрифт ы, фон, текстура и т. п. Придать слайдам окончательную форму: начертить диаграммы, найти картинки, разместить текст и т. д.
У слушателей не должно быть выбора, на что смотреть. Вы должны направлять их внимание. Вы можете сфокусировать его на свои слайды или на себя, но на чем-то вы обязаны его сфокусировать. Ваша задача как выступающего состоит в том, чтобы управлять вниманием людей. В каждую секунду вашего выступления аудитория должна быть абсолютно уверена, что смотрит туда, куда нужно.
Контраст в слайдах
Покажите перемену. Если вы хотите что-то объяснить своей аудитории или в чем-то убедить, вы должны продемонстрировать разницу.
Большинство диаграмм хороши для анализа информации, но совершенно не годятся для ее визуального представления. Диаграммы нужно долго объяснять, чтобы они были понятны. Поэтому их рекомендуется максимально визуализировать.
Пример. Традиционная диаграмма
заменяется органограммой
Таблицы отлично работа ют для анализа данных. Однако таблицы поразительно непригодны для целей презентаций. В них помещается слишком много данных, чтобы можно было охватить одним взглядом. Они требуют вдумчивого отношения . Вам нужно продемонстрировать какие-то выдержки из отчета? Вот несколько приемов, как лучше это сделать.
• Сделайте так, чтобы заголовки действительно выделялись (контраст между заголовком и содержанием).
• Сгруппируйте вместе близкие идеи и постарайтесь их упорядочить, насколько это возможно.
• Уберите все, в чем нет настоящей необходимости.
• Чередуйте цвета столбцов и граф, чтобы повысить контраст. Если сетка таблицы вам не нужна по каким-то серьезным причинам, скройте ее.
• Визуализируйте все, что только можно.
• Примените анимацию, чтобы показать таблицу постепенно, или же используйте полупрозрачную маску для направления внимания аудитории.
Анимация — замечательный способ показывать изменения и направлять внимание аудитории. Например, если у вас имеется сложная диаграмма или график, вы можете раскрывать их частями, в определенной последовательности, по ходу объясняя их так, чтобы аудитория не забегала вперед и не потеряла интерес к последующим вашим словам.
Избегайте сложных эффектов. Не используйте анимацию лишь по той причине, что у вас есть такая возможность. Не делайте анимацию ужасающе медленной.
Если вы не уверены, как лучше визуализировать свою идею, возможно, вам помогут следующие веб-ресурсы: ManyEyes, Chart Chooser от Juice Analytics, Periodic Tableof Visualization Methods.
Единство слайдов
Дизайн — это не украшательство. Основное его предназначение — сделать слайды понятнее, навести в них порядок и придать коммуникации определенное направление. Второе его предназначение — вызывать подходящие эмоции.
На самом основополагающем уровне вам нужно запомнить три правила: фокус, контраст и единство.
В ваших слайдах должна иметься яркая фокусная точка, нечто, чему, собственно, и посвящен слайд. Первым делом фокусируйтесь на задачах для реализации цели.
Если вы действительно хотите что-то подчеркнуть, нужно создать резкий контраст. Вы можете этого добиться, используя визуальные элементы контрастирующих размеров, цветов, форм и т. д. И наконец, вам нужно безжалостно удалить все, что не стыкуется с целостной концепцией.
Пример. Реальный слайд из презентации о реформе общественного здравоохранения в одном из российских регионов.
Видно, что люди, готовившие презентацию, болели за результат — для них презентация была не простой формальностью. Они и вправду старались. Я не знаю, заметили ли вы, но, несмотря на все их усилия, слайд не работает. Типичная ситуация: в слайде царит полный хаос: слишком много цветов, слишком много текста, слишком много градиентов, слишком много заголовков, слишком много всего. Давайте попробуем сделать этот слайд лучше, применяя те три принципа, о которых я только что говорил.
Заголовок нового слайда содержит четкое сформулированное заявление, которое подкреплено графиком (фокус). Мы видим, что разрыв уменьшается, но он все еще большой, и мы все еще отстаем от других регионов (контраст). И наконец, удалив все ненужные детали, мы добились ясности и согласованности, теперь ничто не вываливается из общей концепции (единство). Слайд не только стал более легким для восприятия, но и выглядит намного более профессионально.
Часть 3. Подача
Шлифовка выступления существенно менее важна для успеха всей презентации, нежели подготовка содержания, структуры и слайдов. Но подача материала все же важная вещь, чтобы уделить этому достаточное внимание. Используйте следующие рекомендации.
Фокус в подаче
Ясность прежде всего. Как можно тщательнее избегайте бюрократизмов и профессионального жаргона. Используйте повседневный язык и старайтесь выражать свои мысли короткими предложениями. Говорите так, как если бы вы вели беседу с другом, а не с залом, полным людей.
Постарайтесь уложиться в регламент, но, если не получается, не переживайте слишком сильно по этому поводу. Намного важнее хорошо выступить. Конечно, не следует напрочь забывать о времени. Если ваше время истекло, признайте это первым. Если вы понравились аудитории и ей интересно то, что вы говорите, она позволит вам закончить выступление.
Разговаривайте с аудиторией. Задавайте слушателям вопросы, смотрите им в глаза, испытывайте их, увлекайте их. Ловите их реакцию, как вербальную, так и невербальную. Если вы не уверены относительно их чувств, просто спросите. В тот момент, когда вы перестанете разговаривать со слушателями, они потянутся за своими мобильниками.
Не надо обращаться к своему компьютеру или экрану — там никого нет. Обращайтесь к аудитории.
Не старайтесь быть смешным. Юмор для вас в качестве выступающего не настолько важен, насколько он опасен. Однако во время импровизаций вы можете попасть в ситуацию, когда стоит посмеяться над собой.
Контраст в подаче
Не бойтесь втянуться в обсуждение. Обсуждения намного интереснее монологов, и вы будете выглядеть более страстными, когда на кону стоит что-то важное. Не бойтесь конфронтации, поляризации мнений, не бойтесь обидеть аудиторию, если это необходимо.
Противостояние интересно. Если никто вам не возражает, то это значит, что вы не говорите ничего сколько-нибудь интересного. Иногда вы будете проигрывать спор, что тоже хорошо. Это мотивирует вас обогащать свои знания и совершенствовать аргументацию.
Имитируйте других, чтобы найти свой собственный стиль . Это замечательный способ найти свой личный стиль, выяснить, на что вы способны на сцене. Заимствуйте не только у ораторов, но и у исполнителей в других областях.
Единство в подаче
Импровизируйте. Именно импровизация придает выступающим убедительности и отличает их речь от вещания в записи.
Основой импровизации является репетиция. Импровизация требует быстрого и живого ума. Репетируйте как можно больше, но не заучивайте свою речь слово в слово.
Говорите прямо то, что думаете. Самое основополагающее и важное — это говорить то, что у вас на уме, не сильно при этом корректируя свои мысли. Переключитесь с режима корректировки на режим мониторинга.
Если вы заметите, что допустили ошибку, признайте ее. Каждый раз, когда вы будете произносить что-то неуместное, ошибочное или просто глупое, поправляйте себя и старайтесь обыграть это с юмором. Если вы беспокоитесь о деле, а не о себе в процессе выступления, аудитория простит вам почти все.
Резюме
Ниже схематично представлен перечень самых важных положений при подготовке презентаций.
Каждый пункт в этом перечне имеет решающее значение для успеха вашей презентации, поэтому уделите им достаточное внимание при подготовке.
Изменяйте мир к лучшему с помощью ваших презентаций!
